Web Analytics

I en tid, hvor effektivisering og optimering bliver tænkt ind i alle virksomhedens forretningsprocesser, er digitalisering begyndt at være en stor del i virksomhedens administrative arbejdsopgaver.


Claus Jorch Andersen (Claus), partner i Deloitte, har mere end 16 års erfaring fra revisorbranchen. Ifølge ham ses der en stor digital udvikling indenfor traditionelt bogholderi, eftersom digitalisering og optimering i høj grad har skabt fundamentet for at minimere tiden på uendelig mange timers tastearbejde og reoler fyldt med ringbind.


I et interview med edilion deler den erfarne revisor sit syn på optimeringsprocesser indenfor bilagshåndtering fra revisorbranchens perspektiv.

Hvad er digitalisering uden validering?

Claus understreger fra sin erfaring med revision, er at det er essentielt at virksomhederne har nogle gode processer for behandling, anvendelse og validering af digitaliseret data i forbindelse medrevision.

Det er meget vigtigt at man tænker validering ind i det at være digitaliseret. Det er ikke nok 'bare' at få scannet det hele ind! Det skal tænkes ind i en proces, som tager højde for, at der er nogle, som kører kontroller.

Digitale værktøjer sikrer at al nødvendig information automatisk bliver aflæst fra bilaget og valideret inden det sendes videre i godkendelsesflowet og til sidst overføres til virksomhedens bogføringssystem.

Djævlen ligger i detaljen

Claus fortæller også, at ved at bruge en digital løsning burde virksomheder tænke på om processerne for behandling og håndtering af bilag er på plads. Det skal tænkes som, hvem der har ret til at godkende bilag, men også i forhold til deadlines og beløbsniveauer.

Man skal kigge hele flowet igennem. Det er vigtigt at det godkendes på de rigtige tidspunkter og bæres videre på de rigtige tidspunkter, så processen ikke går i stå. Virksomheder med et godt godkendelsesflow kan se, hvor bilaget er i systemet og i processerne, samt hvor mange bilag der ligger til godkendelse. Når der lukkes ned ved månedsluk, har man et meget bedre overblik over, hvad der er blevet godkendt og om alt er kommet med.

Gode procedurer for godkendelsesflow letter ikke kun den daglige drift, men også arbejdet omkring revision. Manglende eller mangelfulde procedurer for håndtering af bilag bremser den daglige drift og kræver mere arbejde op til og under revisionen, for både virksomhed og revisor.

Hvis kunden ikke har gode procedurer omkring godkendelsesflow og det er lidt løst i forhold til hvem der godkender og jeg ikke er i stand til at verificere kundens procedure, så skal jeg udvide min revision. Jeg bliver nødt til at tage nogle flere stikprøver for at sikre, at der ikke er nogle ugyldige omkostninger, som finder vej ind i regnskabet. Jeg vil helst ud til en kunde, der har nogle gode procedurer og systemer som er i stand til at køre snorre lige og mine stikprøver bekræfter det.

Hvem, hvad og hvornår

For Claus er det kombinationen af digitalisering, automatisering, validering, godkendelsesflow og dokumentation heraf, der som samlet proces skaber synergi, i hvilken virksomheders administrative forretningsprocesser effektiviseres og optimeres, i både virksomhedens- og revisorens optik.

Virksomheder som har digitalisering, validering, et godt godkendelsesflow og dokumentation, har bedre processer og bedre mulighed for at følge op på, hvem det var der godkendte bilaget, hvis der er noget som skal undersøges nærmere.

Flere gange understreger Claus vigtigheden af at have gode interne processer og afslutter interviewet med at pointere:

Hvis kunden har gode interne kontroller og processer, som revisoren let og overskueligt kan gennemgå, så har kunden mulighed for at opnå besparelser på revisorregningen, fordi revisoren kan lave mere effektiv revision.

Digitalisering åbner en masse muligheder for at behandle data, som skal omfavnes, men det er essentielt, at virksomheder har opsat gode processer for behandling af data i form af validering, flow og dokumentation. Disse processer giver mulighed for at holde overblik over, hvad der er bogført af hvem og hvornår. Det skaber mere sikkerhed og transparens for både revisoren og virksomheden selv.