Web Analytics

Nøgleord

- Nøglen til et hurtigt og effektivt godkendelsesflow

Ønsker du for alvor at spare tid på håndtering af bogføringsbilag og har man en virksomhedsstruktur, hvor mange bilag ofte skal godkendes af forskellige personer, er opsætning af nøgleord, vejen til et hurtigere godkendelsesflow – Som virksomhed undgår man ganske enkelt unødvendige, tidskrævende postgange imellem medarbejdere, der ofte resulterer i rykkergebyrer for ubetalte regninger.

Metoden for opsætning af nøgleord er, at man finder de ord på et bilag, der henviser bilaget til en specifik person, afdeling projekt eller gruppe af medarbejdere, og herefter matcher/parrer disse nøgleord med den ønskede modtager. Herefter sørger vi for at bilag leveres til den ønskede modtager, afdeling og projekt.

Det er nemt at oprette et nøgleord:

  1. Indtast selve ordet eller sætningen
  2. Vælg en prioritet for nøgleordet (Læs mere om prioritet nedenfor)
  3. Vælg den gruppe (én eller flere brugere), afdeling eller projekt som bilaget skal leveres til, på baggrund af valgte nøgleord

.

Eksempel på Nøgleord, der er påført på en faktura:

.

Eksempel på Nøgleord, oprettet i edilion:

 

.

Tænk over logikken i dine nøgleord og prioritér korrekt

Det er vigtigt at du tænker over logikken i de nøgleord du opsætter, samt strukturen for disse.

Jo mere præcist og sikkert ordet er, jo højere prioritet skal ordet have. Med ordene ”præcist og sikkert” mener vi, at hvis dette ord eller denne sætning optræder på et bilag, kan man regne med, at det skal leveres til den modtager (gruppe) som man har knyttet nøgleordet til. Eks. hvis man ønsker at levere specifikke bilag til brugeren ”Daniel Andreas Clemmensen”, så er nøgleordet ”Daniel Andreas Clemmensen” stærkere end et nøgleord som ”Daniel” eller ”Clemmensen”.

Det samme gør sig gældende med både adresser og afdelinger, hvor adressen og nøgleordet ”Thorvaldsensvej 10” er stærkere end nøgleordet ”Thorvaldsensvej”. Mht. afdelinger skal et nøgleord som ”01 Aarhus HQ” have en højere prioritet end eks. nøgleordet ”Aarhus”, som kunne være skrevet på et bilag i andre sammenhænge end den afdeling der bør modtage bilaget, eks. kunne leverandøren have adresse i Aarhus, eller have et navn eller et produkt hvor Aarhus indgår.

Bed dine leverandører om at påføre en specifik ”Attention” tekst på deres faktura

Bed evt. dine leverandører om at påføre en specifik ”Attention:” tekst baseret på det fulde navn på person, afdeling, projekt eller andet der indikerer hvem eller hvor et bilag skal leveres til. Hvis din virksomhed har flere fysiske adresser/lokationer, er det vigtigt at det er klart defineret, hvilken lokation et bilag skal leveres til, eks. ”01 Roskilde”, ”02 Aarhus” osv. i stedet for ”svage” nøgleord som ”Roskilde”, ”Aarhus” osv. der som førnævnt, kan forekomme i adskillige andre sammenhænge på et bilag, end til at præcisere hvem modtageren er.

Vedligehold dine nøgleord

Husk at vedligeholde dine nøgleord i takt med de organisatoriske ændringer der en gang i mellem finder sted hos de fleste virksomheder. Hvis en medarbejder eks. stopper eller starter i virksomheden, eller hvis denne skifter stilling eller geografisk placering. I disse tilfælde skal de opsatte nøgleord naturligvis opdateres således, at de reflekterer virksomhedens aktuelle struktur.

Spar tid!

Kort fortalt giver edilion dig mulighed for, automatisk at dirigere bilag hen til den ønskede modtager, afdeling eller projekt, med stor nøjagtighed – Således opnår I store tidsbesparelser på den daglige håndtering af bogføringsbilag.

I næste uge vil vi beskrive hvordan du som administrator for flere kunder/selskaber, nemt og hurtigt kan aktivere og opsætte disse, så både du og din kunde er klar til effektiv håndtering af bogføringsbilag.

.