Web Analytics

Valg af Førstegodkender i dit godkendelsesflow

- Automatisering giver store tidsbesparelser i dagligdagen

Når et bogføringsbilag indsendes til en virksomhed, er der ofte alt for mange arbejdsgange imellem modtagelse og godkendelse fra den rette medarbejder. Godkendelsesproceduren resulterer ofte i en mængde e-mails med vedhæftede bilag, der sendes rundt imellem medarbejdere. Bilag udskrives tilmed og der påføres håndskrevne noter som derefter overleveres fysisk imellem medarbejdere.

edilion har sat en stopper for den slags tidsrøvere, ved at kunne tilbyde en løsning hvor du selv vælger, nøjagtigt hvilken medarbejder der skal være førstegodkender på hvilke bogføringsbilag.

Kort og godt vælger du hvem der skal være første godkender ud fra 7 regler:

  1. AFSENDER: Hvilken mail er brugt til indsendelse af dokumentet
  2. BRUGER: Hvilken bruger har afsendt dokumentet
  3. NØGLEORD: Du indtaster de nøgleord der skal aflæses på bilaget og matcher dem med den ønskede godkender,
  4. LEVERANDØR: Specifikke leverandører matches med ønskede godkender,
  5. AFDELING: Er en godkender matchet med en specifik afdeling, sendes bilag, der indikerer en specifik afdeling til den matchede godkender
  6. PROJEKT: Er en godkender matchet med et specifikt projekt, sendes bilag, der indikerer et specifikt projekt til den matchede godkender
  7. STANDARD: Er den opsætning der er valgt som hovedregel og som er gældende, hvis ingen andre regler er opsat og aktiveret. Her tages der stilling til hvem der er førstegodkender, evt. slutgodkender, evt. hvem der fungerer som bogholder og hvem besværlige bilag m. mangelfuld information leveres til.

Ovennævnte 7 regler kan tilmed prioriteres således, at du vælger hvilken regel der har størst vigtighed.

Nedenfor ses 2 visuelle eksempler på tildeling til førstegodkender, ud fra flere af ovennævnte regler:

Godkendelsesflow, hvor kun den altid aktive regel ”Standard” er aktiveret

Godkendelsesflow, hvor førstegodkender defineres på baggrund af 4 aktive regler: Bruger (første prioritet), Nøgleord (anden prioritet), Leverandør (tredje prioritet), Standard (fjerde prioritet)

Ved hjælp af funktionen førstegodkender, rammer dine bilag altså den rigtige godkender, uden besværlige omveje og sparer jer for værdifuld tid i dagligdagen.

I næste artikel, der udgives i uge 20, vil vi gå i detaljer med temaet ”Nøgleord” som under menupunktet af samme navn kan indstilles til at sende bilag til den rigtige godkender.

Med venlig hilsen

edilion teamet