Web Analytics

.

Medejer i INVITA beskriver edilion som hurtigt, fleksibelt og udviklingsoptimerende

INVITA beskæftiger sig med indretning af køkken, bad og garderobe til hjemmet. Virksomheden behandler bilag hver dag - en proces som er både omkostningstung og tidsrøvende.

Mads er daglig leder, medejer og har været i INVITA i 15 år. For Mads er tid brugt på arbejdspladsen bedst tjent med kundebehandling og virksomhedsførelse. Heraf opstod der en vigtighed for at kunne følge op på rentabilitet og afregne provision i en fart. Virksomheden havde brug for et nyt digitalt system i takt med den økonomiske fremgang. Et system som kunne hjælpe med at lette den regnskabstunge byrde. 


Se interview med Mads Bilø, Daglig leder hos Invita Hillerød

Mads kom til edilion efter at have overvejet mange alternativer. Her efterspurgte han hurtig ekspedition og godt godkendelsesflow af bilag. Der var brug for en overskuelig løsning. Efter et tæt samarbejde med edilion, blev INVITAs kreditorbogholderi optimeret. Efter implementeringen af edilion giver regnskabsopgaverne nu overblik og kan nemmere kontrolleres. edilion har bl.a. hjulpet INVITA med:

  • Automatisk indlæsning af fakturaer og kvitteringer
  • Automatisk aflæsning af projekt og salgsansvarlig
  • Automatisk kontering af inklusiv projekt, omkostningstype, afdeling
  • Automatisk tildeling til den rette førstegodkender
  • Automatisk overførsel til bogføringssystem - inklusiv revisorspor for aflæsning og hvem der har godkendt bilagene. 

Vi har taget en snak med en begejstret Mads Bilø og deres controller Natalia. De blev bedt om at beskrive, hvad edilion egentlig har gjort for INVITA, og forklarer desuden hvad et digitalt tiltag har medført.

. 

.

Opgraderinger, besparelser og tid til virksomhed

Førhen i INVITA kunne bogføringsprocessen til tider være forvirrende. Der var til tider manuelle fejl ved fysisk behandling af bilag. Mads fortæller

“Før i tiden blev hvert bilag lagt ud til den enkelte konsulent. Denne person stod selv for at få behandlet bilaget korrekt. Dog forekom det, at det originale bilag ikke blev arkiveret og gemt korrekt. Bilag blev sågar henlagt. Såfremt en anden medarbejder stødte på et henlagt bilag, kunne denne person finde på at arkivere det i systemet. Således opstod der tit forvirring ift. hvem der havde gjort hvad og hvorfor. Dette resulterede i, at der til tider blev rykket for betaling og lignende. Man kunne blive i tvivl om hvor bilagene egentlig var endt henne”. 

Mads forklarer samtidigt, at han har fået langt mere styr på regnskabsflowet. Med edilion har han nemmere ved at følge processerne som bilag indgår i. Han fortæller, at det hele er blevet simplere at gå til. Systemet håndterer alt det komplicerede og viser kun de relevante informationer frem. Han siger, 

I dag kan vi følge det hele. Jeg kan se via. appen hvem der har udestående faktura og hvem der ikke har. Jeg kan desuden se om der er kommentarer på dem. Alt i alt, får jeg et helt andet overblik.” 

Mads er selv forundret over, hvor store besparelser den digitale make-over egentlig har påvirket forretningen ift. tid og medarbejderomkostninger. Han fortæller, 

“Vi er blevet meget overraskede over, hvor tidsoptimerende det egentlig har været at få edilion. Vi er gået fra at have en fuldtidsansat bogholder til at have en deltidsansat controller. Vores controller bruger typisk fra 07:00-09:00 til at udføre dagens gøremål”. 

Desuden forklarer Mads, at han har fået mere tid og flere ressourcer til at drive virksomhed. Noget som avler entusiasme og energi hos den daglige leder. Han forklarer, 

“Der er opstået tid til at optimere og udvikle andre processer i virksomheden og dette giver ‘blod på tanden’. Der er opstået meget mere tid til virksomhedsførelse. Det er helt fantastisk”.

.

.

.

En smart og nem løsning

INVITA har kunne mærke en markant forskel på måden man behandler bilag på, uanset om de har benyttet sig af edilion på pc eller via appen. Controlleren Natalia fortæller, at edilion har gjort arbejdet mere overskueligt og effektivt,

“En håndtering af 100 bilag tager maks 15 minutter. Den ansatte, før jeg kom til, brugte i hvert fald 4 timer på at behandle den samme mængde materiale. Alt i alt har jeg fået langt mere tid til at løse andre arbejdsopgaver. edilion er meget tidsoptimerende.” 

Mads supplerer og fortæller, at edilion generelt set er let og intuitivt. Sælgerne har eksempelvis en klar og simpel tilgang via appen, 

“Sælgeren kigger kun 3 steder på den pågældende faktura, hvorefter sælgeren klikker ‘ok’. Nu har systemet allerede har fundet det pågældende projekt, de steder det skal henvises til og ligger nu dét det rigtige sted. Alt er strømlinende”

Ydermere pointerer han, at det hverken er uoverskueligt eller forvirrende at bruge appen. Mads roser dets design og direkte anvendelighed. De hurtige og effektive manøvre sker ved blot ét enkelt klik. Mads fortæller, 

“Der er ikke en masse unødige funktioner i appen som kan forvirre. Der er én knap som skal trykkes på. Hermed er bilagene klar og sendt afsted. Det virker super enkelt”

.

.

.

Fleksibilitet, modificeringer og et kontinuerligt samarbejde

En af Mads’ udfordringer ved andre lignende softwareløsninger har været, at disse alternativer som udgangspunkt ikke har haft den samme fleksibilitet og vedvarende optimeringsmuligheder som edilion har.
Løsningerne skal passe til de specifikke krav som den enkelte virksomhed kræver. Mads påpeger, 

“Jeg skulle have et system, som man kunne ‘customize’ en del pga. forretningens kompleksitet. I INVITA endte vi med en løsning hvor vi bruger både Uniconta og edilion. edilion kunne flaske sig rundt om de allerede eksisterende processer, og var præcis det vi havde behov for”

Samarbejdet med edilion gør, at man altid har mulighed for at komme med forespørgsler mht. de ændringer man gerne vil have lavet. Systemet er derfor altid opdateret og matcher virksomhedens nuværende ståsted. Mads forklarer, 

“Der foregår en løbende dialog mellem mig og edilion. Dette gør, at jeg altid har mulighed for at komme med ønskelister til forbedringer”

.

3 gode grunde til at vælge edilion

Mads beskriver edilion med 3 ord: Hurtighed, præcision og udvikling. Hertil tilknytter han følgende, 

Ét er at opdatere regnskabssystemet, hvilket kan være simpelt nok. Et andet er måden hvorpå de mange forskellige elementer håndteres, hvilket kan være kompliceret proces. Med edilion og dets system sker alle disse processer på forhånd. edilion sørger for at ”flowet” bare fungerer”.

Et citat som vi er stolte af i edilion og stræber efter at efterleve. Vi sørger således for, at virksomheder som INVITA har et optimeret og gennemsigtigt godkendelseflow. INVITA kan nu fokusere på salg af fantastiske indretningsoplevelser. INVITA kan trygt overlade det regnskabstunge til os.

Læs mere om Invita her

Læs flere cases om andre virksomheder, hvor edilion har gjort en forskel

Har du brug for en lignende løsning? Indtast dine kontaktinfo, så hører du fra os

.

.