Web Analytics

LêLê koger håndtering af fakturaer ned til et tryk på en knap!

Historien om restaurant LêLê begyndte i 2003. Danskerne var vilde med den orientalske mad, og LêLê har siden åbnet LêLê Street Kitchen 6 steder i København, samt en foodtruck og en cateringafdeling.


Som bekendt er de fleste kokke bedre til at lave mad end til at lave regnskab, og LêLê har for længst investeret i et effektivt regnskabssystem. Men indtil for et par år siden indtastede man stadig, som mange andre restauranter, leverandørfakturaer i regnskabsprogrammet.

Da økonomichef hos LêLê, Simon Gade, kom til for 5 år siden, var det med intentionen om at digitalisere over hele linjen. Efter at have været forbi et par andre udbydere valgte Simon Gade edilion, der automatiserer håndteringen af fakturaer og gør hverdagen nemmere for både de ansatte i restauranterne og i økonomiafdelingen.

Fra flere meter ringbind til digital håndtering

.

.

"Da jeg blev ansat som økonomichef, kunne jeg med det samme se, at der skulle gøres noget drastisk ved de mange fakturaer – op til 400 hver måned. Jeg syntes, det var helt ude af trit at sidde og taste i 2012", fortæller Simon Gade.

Før Simon Gade endte op med edilion, testede han to andre systemer, der dog begge havde huller undervejs i flowet, fra leverandøren sender sin faktura, til den bogføres og sendes til økonomisystemet.

"Og så er løbet kørt for mig. Selvom vi skulle få hundrede gange så mange fakturaer, skal bogføringen kunne klares af én person. Og det kan det – om der er én eller 1.000 fakturaer, det tager mig lige lang tid. Det er desuden vigtigt for mig, at det hele er 100 % automatisk. Med det digitale godkendelsessystem skal jeg som økonomichef bare logge ind og se, at det hele kører".

Simon Gade fortæller videre, at han hverken skal eller vil røre ved fakturaer, før de skal bogføres.

"Og her er det faktisk kun edilion, der har kunnet imødekomme det krav. Det er nemlig kun, hvis edilions interne validering finder fejl eller ikke kan læse noget, at fakturaen bliver sendt direkte til mig, så jeg kan rette det, og næste gang ordner edilion det perfekt", fortæller han.

Simon Gade fortæller også, at alt foregår elektronisk og automatisk, så han skal ikke tænke over antallet af fakturaer. Det gør ham ekstra tilfreds med systemet.

Automatiseret flow fra leverandør til økonomisystem

Første step i den automatiserede håndtering af fakturaer starter med at informere de enkelte restauranters vareleverandører om, at de skal maile deres faktura som pdf til LêLê.

"Og det lærer de lynhurtigt. Fakturaen kommer så ind i edilion, der læser alt – beløb, betalingsoplysninger, adresse, dato og fakturanummer mv".

Hver af de 9 restaurant-enheder har en række brugere, der får fakturaen ind på deres edilion app på telefonen. Her tjekkes det, at alt passer til punkt og prikke med hensyn til leverede varer og priser, og når der er trykket ’godkend’, forsvinder fakturaen fra brugerfladen.

.

.

Indbygget sikkerhed i systemet

Er fakturaen fra leverandøren af en eller anden grund ikke digitaliseret, så sørger edilion for at digitalisere, så den automatiske håndtering kan forløbe gnidningsfrit.

"Og skulle der opstå fejl, så kan jeg fortælle, at supporten hos edilion retter fejl hurtigt, hvor andre systemer forsatte med at gentage samme fejl hele tiden", fortæller Simon Gade.

Lad mig i korte træk fortælle, hvordan edilion fungerer, siger han:

"Som nævnt sender vareleverandøren en faktura til os, den ryger ind i edilion, der digitaliserer den og validerer den. Alle de oplysninger, der skal til for at sikre en korrekt håndtering og betaling trækkes ud af fakturaen: CVR-nr. valideres op imod CVR registeret, fakturanummer valideres ift. leverandøren, så ikke der er dubletter, og beløb, subtotaler, totaler og moms valideres i forhold til hinanden.

Det hele ender ud med, at jeg kan trække betalingsinformation ud i en fil, sende det til banken, og så ryger det hele til betaling, og alle er glade", fortæller han.

Alle medarbejdere kan bidrage til konsolidering af regnskabet

"Som sidegevinst har det vist sig, at når det er en medarbejder helt ude i modtagerleddet, der godkender fakturaen for de modtagne varer, så bliver der kigget efter, at alt er, som det skal være. Og er det ikke det, ja, så kontakter man leverandøren og får en kreditnota.

Jeg havde ikke forventet, hvor meget dette ville betyde for os i kroner og øre. Nu får vi langt flere kreditnotaer, og det betyder meget i det store regnestykke.

Hvis vi fx kun har modtaget 9 styk af en vare, men havde bestilt 10, kunne vi ikke altid nå at reagere før i tiden. Nu er det anderledes. Før kunne vi knap nok nå, at sende en faktura ud til en afdeling, hvor de skulle tjekke og sige ok, og sende den tilbage igen. Og først da kunne jeg så bogføre og prøve at nå at betale inden for betalingsfristen.

Nu kan det i princippet tage 5 minutter, fra vi modtager fakturaen, til den er i banken og betalt, og det er edilion, der har gjort det muligt", fortæller Simon Gade.

edilion sparer LêLê for en halv bogholder

Hvad siger bundlinjen så? Spares der penge på at bruge edilion udover, at det går hurtigt?

"Ingen tvivl om det", svarer Simon Gade.

.

.

"Dels sparer vi penge i bogholderiet. Mit bud er, at vi sparer en halv bogholder, og hertil kommer som nævnt, at vi ikke bruger flere penge på indkøb af fx kød og grøntsager, end det vi reelt modtager af varer. Vi får nu mange flere kreditnotaer fra leverandørerne, og samtidig kan den enkelte manager ude i de enkelte afdelinger se, hvor meget det koster, hvis der mangler varer i forsendelsen, eller hvis nogle af varerne må kasseres.

Det er min erfaring, at en virksomheds medarbejdere vil deres virksomhed det godt, når de får indflydelse og reelt kan se, hvad tingene er værd".

Simon Gade slutter af med at slå fast:

"edilion sparer mig for oceaner af tid og giver mig overblik over alle bilag, der er blevet overført til økonomisystemet. I udbakken kan jeg se bilagets historik over, hvilke af vores medarbejdere der har gjort hvad og hvornår.

Alt i alt vil jeg varmt anbefale edilion til både større og mindre virksomheder".

Har du brug for en lignende løsning? Indtast dine kontaktinfo, så hører du fra os